Thủ tục người nước ngoài ủy quyền cho người Việt Nam

Quy định về uỷ quyền khách hàng có thể xem tại bài viết quy định pháp luật về ủy quyền, tuỳ từng trường hợp mà việc uỷ quyền có thể phải công chứng. Việc uỷ quyền giữa người nước ngoài và người Việt Nam thông thường phải có công chứng. Tuy nhiên việc công chứng thực hiện như thế nào? Theo khoản 2 điều 55 Luật công chứng 2014 quy định:

    Điều 55. Công chứng hợp đồng ủy quyền

    1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

    2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Như vậy, đối với trường hợp người có quốc tịch nước ngoài uỷ quyền cho người có quốc tịch Việt Nam có thể liên hệ lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài để thực hiện thủ tục uỷ quyền nếu người Việt Nam có mặt tại nước ngoài hoặc thực hiện công chứng bởi 2 tổ chức công chứng gồm lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài và một tổ chức công chứng bất kỳ tại Việt Nam

Đại sứ quán có được công chứng?

Theo điều 78 luật công chứng 2014 quy định:

    Điều 78. Việc công chứng của cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài

    1. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài được công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch khác theo quy định của Luật này và pháp luật về lãnh sự, ngoại giao, trừ hợp đồng mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam.

    2. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng phải có bằng cử nhân luật hoặc được bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng.

    3. Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao thực hiện công chứng theo thủ tục quy định tại Chương V của Luật này, có quyền quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 và nghĩa vụ quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 2 Điều 17 của Luật này.

Như vậy, cơ quan đại diện ngoại giao ở nước ngoài của Việt Nam bao gồm đại sứ quán và lãnh sự quán hoàn toàn có thể thực hiện việc công chứng đối với hợp đồng uỷ quyền. Về vấn đề hợp pháp hoá lãnh sự, do đây là các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam thực hiện do vậy không cần thực hiện các thủ tục về hợp pháp hoá lãnh sự

Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 quy định về Hợp đồng ủy quyền như sau:

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”

Đồng thời tại Khoản 3 ĐIều 2 Luật Công chứng 2014 quy định: “Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này.”

Như vậy, căn cứ theo quy định trên, trường hợp người đó đang ở Việt Nam mà ủy quyền cho người đang cư trú tại Việt Nam tham gia tố tụng tại Tòa án thì văn bản ủy quyềnnày phù hợp với quy định của pháp luật. Để đảm bảo nội dung và hình thức của hợp đồng thì bên lập giấy ủy quyền có thể đến văn phòng công chứng để lập văn bản và văn bản đó phải được công chứng, chứng thực theo quy định tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự quy định như sau: “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.”

Căn cứ theo quy định này có thể thấy hợp pháp hóa lãnh sự chỉ đặt ra đối với các giấy tờ, tài liệu của cơ quan nước ngoài cấp, đóng dấu để được phép sử dụng tại Việt Nam. Với trường hợp này, do giấy ủy quyền được phép lập tại Việt Nam, do cơ quan của Việt Nam đóng dấu do đó không cần phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Hồ sơ yêu cầu công chứng

Theo quy định tại điều 40, 41 luật công chứng quy định về hồ sơ công chứng như sau:

    Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

    1. Hồ sơ yêu cầu công chứng được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

    a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

    b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

    c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

    d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

    đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

    2. Bản sao quy định tại khoản 1 Điều này là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

    3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.

    4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch.

5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

6. Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

7. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.

8. Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Điều 41. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

1. Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 1 và khoản 2 Điều 40 của Luật này và nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.

2. Công chứng viên thực hiện các việc quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 40 của Luật này. Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

3. Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.