Vai trò của Pháp chế trong việc xử lý

Lý do xảy ra rủi ro pháp lý có thể là:

    Hiểu sai luật,
    Không cập nhật quy định mới,
    Không hiểu đúng chính sách/quy trình nội bộ,
    Một số vị trí cố tình làm sai do thấy rằng Quy trình hiện tại không còn phù hợp,
    Lệch lạc về văn hóa doanh nghiệp dẫn đến bất mãn,
    ...

Các loại rủi ro như rủi ro tuân thủ, rủi ro quy định, rủi ro hoạt động, v.v. cũng có thể coi là những phần của rủi ro pháp lý. Toàn bộ danh tiếng của một tổ chức phụ thuộc vào những rủi ro này vì chúng có thể dẫn đến tổn thất to lớn. Nó có thể dẫn đến sự thất bại của một doanh nghiệp! Lời khuyên là bạn hãy định vị rõ tất cả các rủi ro pháp lý và cách để ngăn chặn chúng. Đặc biệt khi bạn là CEO hoặc cố vấ pháp lý, Luật sư/Pháp chế nội bộ.

Các loại rủi ro pháp lý mà một Doanh nghiệp có thể gặp phải và vai trò tương ứng của pháp chế

    Rủi ro quy định

Rủi ro quy định là rủi ro về việc thay đổi chính sách pháp luật có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh hoặc thị trường khai thác của Doanh nghiệp. Ví dụ: Một dự thảo Luật mới có thể tạo ra các điều kiện kinh doanh mới mà Doanh nghiệp đáp ứng, nhưng đã không được cập nhật dẫn đến Doanh nghiệp không kịp chuẩn bị cho việc đáp ứng các điều kiện, và bị đình chỉ kinh doanh trong thời gian chờ xác nhận đủ điều kiện mới hoặc bị ngừng kinh doanh.

Vai trò của người pháp chế trong Doanh nghiệp đối với loại rủi ro này, chính là việc cập nhật thường xuyên các quy định của Pháp luật có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp.

    Rủi ro tuân thủ

Rủi ro tuân thủ bao gồm rủi ro phát sinh do không tuân thủ các quy chế, chính sách nội bộ và các quy định của pháp luật được áp dụng cho Doanh nghiệp. Nó có thể dẫn đến tổn thất tài chính và các hình phạt pháp lý.

Vai trò của người làm pháp chế với loại rủi ro này chính là kiểm soát tuân thủ.

    Rủi ro hợp đồng

Rủi ro hợp đồng phát sinh khi có một số lỗi trong việc thực hiện các nghĩa vụ theo hợp đồng. Không đáp ứng các điều khoản của hợp đồng, không cung cấp dịch vụ tuân thủ hợp đồng, không đưa các điều khoản giảm thiểu rủi ro vào hợp đồng, v.v. Tất cả những điều này đều dẫn đến rủi ro hợp đồng.

Vai trò của người làm pháp chế chính là Soạn thảo, Rà soát, Đàm phán, Quản lý hợp đồng.

    Nghĩa vụ ngoài hợp đồng

Những rủi ro này bao gồm một số thiệt hại nhất định gây ra cho đối thủ cạnh tranh do hành vi cạnh tranh không lành mạnh hoặc vi phạm bản quyền hoặc nhãn hiệu do Doanh nghiệp của bạn vô ý thực hiện trong quá trình kinh doanh…

Vai trò của người làm Pháp chế chính là đào tạo, cập nhật kiến thức cho các Bộ phận trong Doanh nghiệp, kiểm soát việc tuân thủ, đưa ra phương án xử lý khiếu nại hay khủng hoảng phát sinh trong quá trình kinh doanh.

    Rủi ro tranh chấp

Rủi ro tranh chấp xảy ra khi có sự xung đột lợi ích hoặc gián đoạn thực hiện nghĩa vụ do các bên liên quan, khách hàng và đối tác gây ra cho doanh nghiệp của bạn. Những tranh chấp này thường dẫn đến các vụ kiện tụng và đưa Doanh nghiệp vào trạng thái rối rắm, tai tiếng hoặc thậm chí, sụp đổ. Nên giải quyết các tranh chấp trước khi chúng chuyển thành các vụ kiện vì nó sẽ phải chịu một chi phí rất lớn.
Vai trò của người pháp chế với rủi ro tranh chấp chính là quản trị các giao dịch, dự phòng rủi ro và đề xuất phương án và đại diện xử lý tranh chấp cho Doanh nghiệp.

    Rủi ro thương hiệu

Tổn thất về thương hiệu hoặc vị thế của một Doanh nghiệp phát sinh do bất kỳ sơ suất nào hoặc bất kỳ hành vi vi phạm nào được gọi là rủi ro về uy tín. Rủi ro thương hiệu phát sinh do sự tham gia của nhân viên hoặc các bên ngoại vi khác như nhà cung cấp. Bên cạnh việc quản trị tốt và minh bạch, các công ty cũng nên tập trung vào trách nhiệm, tâm lý và hành vi xã hội. Rủi ro thương hiệu phổ biến nhất thường gặp chính là Khủng hoảng truyền thông!

Vai trò của Pháp chế chính là quản trị rủi ro thương hiệu, tham gia với các bộ phận liên quan để đánh giá mức độ khủng hoảng, đề xuất và phối hợp xử lý khủng hoảng truyền thông khi nó xảy ra.

Một số lời khuyên:

    Xây dựng quy trình theo nguyên tắc: Khả thi, Dễ hiểu, Dễ thực hiện và Tinh gọn để giảm thiểu xác suất sai phạm của các bộ phận khi thực hiện;

    Đào tạo quy trình để đảm bảo rằng các bộ phận đã hiểu, nắm rõ và sẵn sàng thực hiện;

    Thường xuyên tương tác các bộ phận trong công ty để cập nhật các thay đổi phương thức làm việc, từ đó, cải tạo quy trình;

    Thường xuyên cập nhật chính sách của pháp luật quản lý Doanh nghiệp và các lĩnh vực mà Doanh nghiệp hoạt động;

    Kiểm tra bất thường hoặc điều tra chuyên sâu tới các nhóm làm việc, đặc biệt tập trung vào nhóm nhân viên mới ở giai đoạn đầu;

    Phối hợp xây dựng và lan tỏa văn hóa Doanh nghiệp;

    Giới hạn cung cấp dữ liệu cho các nhân viên/bộ phận cần dữ liệu đó trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ để bảo mật thông tin và tránh các rủi ro về sở hữu trí tuệ và danh tiếng thương hiệu;

    Áp dụng công nghệ trong quản trị khách hàng, quản trị quy trình làm việc, quản trị hợp đồng và quản trị hệ thống văn bản pháp lý của Doanh nghiệp;