HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI SỬ DỤNG Ở VIỆT NAM

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài để làm gì?

Theo Luật quốc tế, Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình chứng thực hoặc chứng nhận một văn bản pháp luật để hệ thống pháp luật của nước ngoài công nhận nó có đầy đủ hiệu lực pháp lý. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên các tài liệu nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Nói cách khác, thủ tục hợp pháp hóa Lãnh sự tài liệu nước ngoài giúp làm cho các giấy tờ do một quốc gia cấp có giá trị sử dụng ở một quốc gia khác. Khi hợp pháp hóa tài liệu, cơ quan có thẩm quyền chỉ xác nhận chữ ký, con dấu xuất hiện trên giấy tờ. Cơ quan có thẩm quyền không chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin / nội dung trong đó. Toàn bộ quy trình này thường được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền của cả hai quốc gia (tức là Quốc gia xuất phát và Quốc gia đến). Trong phạm vi của bài viết này, Quốc gia đến là Việt Nam.

Giấy tờ nào cần phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự?

Nói chung, ngoại trừ một số văn bản đặc biệt do một số nước mà Việt Nam có thỏa thuận cấp thì tất cả các văn bản do nước ngoài cấp đều phải làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự để được chấp nhận và sử dụng tại Việt Nam. Thông thường, các tài liệu phổ biến nhất được yêu cầu để hợp pháp hóa Lãnh sự bao gồm:

   – Hồ sơ thành lập công ty nước ngoài: Giấy chứng nhận thành lập, các điều khoản của hiệp hội, điều lệ, trích lục công ty / hồ sơ công ty…

   – Các giấy tờ cá nhân: bằng cấp, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, lý lịch tư pháp, giấy chứng nhận kinh nghiệm làm việc / thư giới thiệu, chứng nhận độc thân, xác nhận là chuyên gia…

Danh sách này không phải là đầy đủ, nhưng nó đã chỉ ra những tài liệu điển hình cần được hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Một số tài liệu nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nếu đáp ứng các điều kiện cụ thể. Chẳng hạn như điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài tham gia; hoặc nếu pháp luật Việt Nam cho phép miễn hợp pháp hóa lãnh sự; hoặc nếu cơ quan tiếp nhận của Việt Nam không yêu cầu hợp pháp hóa Lãnh sự… Tuy nhiên, hầu hết các trường hợp miễn trừ đều có mục đích ngoại giao.

Danh sách mới nhất các nước miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Theo cập nhật mới nhất của Cục lãnh sự Việt Nam, hiện có 30 nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự. Tuy nhiên, các quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự cũng chỉ áp dụng đối với một số loại giấy tờ nhất định, cụ thể như sau:

Cộng hòa Áp-ga-ni-xtan (Afghanistan)

Theo Điều 36 Hiệp định Lãnh sự với Áp-ga-ni-xtan năm 1987, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do cơ quan đại diện của nước này tại nước kia được miễn Hợp pháp hóa/Chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Dân chủ và Nhân dân An-giê-ri (Algeria)

Có 2 loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự giữa Việt Nam và Algeria như sau:

    Theo Điều 10 Hiệp định tương trợ tư pháp về hình sự ngày 14/04/2020, các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích Tương trợ tư pháp về hình sự do các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và Algeria cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp và chuyển qua các Cơ quan trung ương theo Hiệp định.

    Theo Điều 5 Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010, các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp và chuyển qua các Cơ quan trung ương theo Hiệp định.

Cộng hòa Ba Lan (Poland)

    Theo Điều 14 và 15 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1993, các loại giấy tờ lao động (Điều 1.3), dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực do các cơ quan có thẩm quyền của Ba Lan và Việt Nam cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định.

    Theo Điều 34 Hiệp định lãnh sự năm 1979, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Ba Lan tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Balan cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Bun-ga-ri (Bulgaria)

    Theo Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1986, các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 33 Hiệp định lãnh sự năm 1979, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Bê-la-rút (Belarus)

    Theo Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2000, các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 13 Hiệp định lãnh sự năm 2008, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự Cơ quan đại diện của Bê-la-rút tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Bê-la-rút cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Vương quốc Cam-pu-chia (Cambodia)

    Theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015, giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cam-pu-chia cấp được miễn Hợp pháp hóa lãnh sự.

    Theo Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự năm 2013, các giấy tờ, tài liệu công dùng cho mục đích tương trợ tư pháp về dân sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên cấp giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

    Theo Điều 41 Hiệp định lãnh sự năm 1997 với Cam-pu-chia, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Cam-pu-chia tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Cam-pu-chia cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Ca-dắc-xtan (Kazakhstan)

    Theo Điều 14 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự năm 2011, Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền được miễn nếu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định.

Cộng hòa Cu-ba (Cuba)

    Theo Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1988, các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 12 Hiệp định lãnh sự năm 1981, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Cu-ba tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Cu-ba cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa dân chủ nhân dân Triều Tiên (North Korea)

    Theo Điều 7 Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý trong các vấn đề dân sự và hình sự năm 2002, giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp dân sự và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu sử dụng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định.

Trung Quốc (Đài Loan) (Taiwan)

    Theo Điều 15 Thỏa thuận giữa hai Văn phòng Kinh tế – Văn hoá về Tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự, các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp do các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu sử dụng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định.

Vương quốc Đan Mạch (Denmark)

    Theo Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003, Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Vương quốc Hà Lan (Netherlands)

    Theo Công hàm số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015 của Đại sứ quán Hà Lan tại Hà Nội, giấy tờ, tài liệu của Việt Nam do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam được miễn Hợp pháp hóa lãnh sự.

Cộng hòa Hung-ga-ri (Hungary)

    Theo Điều 6 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự năm 2018, các giấy tờ công do cơ quan của một Bên ký kết ban hành hoặc giấy tờ tư có công chứng/chứng thực như chứng nhận đăng ký, chữ ký hoặc nhận dạng do các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu được được chuyển giao qua các kênh liên lạc theo theo quy định của Hiệp định.

    Theo Điều 33 Hiệp định lãnh sự năm 1979, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Hung-ga-ri tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Hung-ga-ri cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa I-rắc (Iraq)

    Theo Điều 40 Hiệp định lãnh sự năm 1990, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của I-rắc tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại I-rắc cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa I-ta-li-a (Ý) (Italy)

    Theo Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003, giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền của hai nước cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

CHDCND Lào (Laos)

    Theo Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1988, các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 36 Hiệp định lãnh sự năm 1985, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Lào tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Lào cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015, giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn,  nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới cấp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Mông Cổ (Mongolia)

    Theo Điều 8 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2000, các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 31 Hiệp định lãnh sự năm 1979, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Mông Cổ tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Mông Cổ cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Liên Bang Nga (Russia)

    Theo Điều 15 Hiệp định tương trợ tư pháp và Pháp luật về các vấn đề dân sự và hình sự năm 1998, các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực) do Cơ quan Tư pháp của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

        Lưu ý: Cơ quan Tư pháp là các Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan khác có thẩm quyền về các vấn đề dân sự và hình sự (Văn phòng công chứng, Công ty luật) theo pháp luật của nước nơi cơ quan này có trụ sở.

    Theo Điều 29 Hiệp định lãnh sự năm 1978 (ký với Liên Xô), các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Nga tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nga cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Nhật Bản (Japan)

    Theo nguyên tắc có đi có lại, các loại giấy tờ hộ tịch do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

        Lưu ý: Giấy tờ hộ tịch bao gồm Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai tử.

Ni-ca-ra-goa (Nicaragua)

    Theo Điều 34 Hiệp định lãnh sự với Ni-ca-ra-goa năm 1983, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Ni-ca-ra-goa tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Ni-ca-ra-goa cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Ô-xtơ-rây-li-a (Úc – Australia)

    Theo Điều 8 Hiệp định lãnh sự với Ô-xtơ-rây-li-a năm 2003, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Ô-xtơ-rây-li-a tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Ô-xtơ-rây-li-a cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Pháp (France)

    Theo Điều 26 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự năm 1999, và Công hàm trao đổi giữa Cục lãnh sự và Đại sứ quán Pháp tại Hà Nội năm 2011, bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi, giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các Cơ quan Trung ương được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 35.3 Hiệp định lãnh sự ngày 21/12/1981, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Pháp tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Pháp cấp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự nhưng phải được chứng nhận lãnh sự nếu Bên kia yêu cầu.

Ru-ma-ni (Romania)        

    Theo Điều 22 Hiệp định lãnh sự năm 1995, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Ru-ma-ni tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Ru-ma-ni cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Séc (Czech)

    Theo Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1982 (ký với Tiệp Khắc), các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 40 Hiệp định lãnh sự năm 1980  (ký với Tiệp Khắc), các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Séc tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Séc cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Vương quốc Tây Ban Nha (Spain)

    Theo quy định, các giấy tờ, tài liệu về hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương.

Liên bang Thụy Sỹ (Switzerland)

    Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2005, Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa (Trung Quốc – China)

    Theo Điều 29 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự và hình sự giữa Việt Nam và Trung Hoa năm 1998, các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự do Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998.

    Theo Điều 45 Hiệp định lãnh sự năm 1998, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Trung Quốc tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Trung Quốc cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015, giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới được miễn hợp pháp hóa.

Lưu ý: Đối với giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp (xác nhận không tiền án, tiền sự) và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan công chứng của Trung Quốc hoặc cơ quan có thẩm quyền khác (bao gồm Hồng Kông, Ma Cao) chứng nhận, sau đó được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương Trung Quốc được ủy quyền) chứng thực thì phải Hợp pháp hóa tại Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Trung Quốc (Căn cứ theo nội dung công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự và Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam).

U-crai-na (Ukraina)

    Theo Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự và hình sự giữa Việt Nam và Ukraina năm 2000, các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 42 Hiệp định lãnh sự năm 1994, các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của U-crai-na tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại U-crai-na cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa Xlô-va-ki-a (Slovakia)

    Theo Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1982 (ký với Tiệp Khắc), các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

    Theo Điều 40 Hiệp định lãnh sự năm 1980 (ký với Tiệp Khắc), các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của Xlô-va-ki-a tại Việt Nam và Cơ quan đại diện của Việt Nam tại Xlô-va-ki-a cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự.

Cộng hòa In-đô-nê-xi-a (Indonesia)

    Theo Điều 19 Hiệp định tương trợ tư pháp về hình sự giữa Việt Nam và Indonesia ký ngày 07/6/2013, có hiệu lực từ ngày 22/1/2016, các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự nếu được chuyển giao theo Hiệp định.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự trên thực tế

Cơ quan thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, các cơ quan được phép thực hiện quá trình hợp pháp hóa là:

    Bộ Ngoại giao Việt Nam và các cơ quan liên quan

Tại Việt Nam, Cục Lãnh sự tại Hà Nội và Văn phòng Ngoại vụ tại Thành phố Hồ Chí Minh là 2 nơi có thể thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

    Đại sứ quán / Lãnh sự quán

Việt Nam Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc tổ chức khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Các tổ chức này thường được gọi là Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam. Trong trường hợp các tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa được nộp tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam tại Nước khởi hành thì phải được cơ quan có thẩm quyền của Nước khởi xướng (Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền nước ngoài khác) xác nhận trước và sau đó Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam sẽ hợp pháp hóa chúng.

Quy trình thực hiện thủ tục
 
Trong trường hợp này, quá trình hợp pháp hóa bao gồm các bước sau:
 

Trường hợp hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa nộp tại Bộ Ngoại giao Việt Nam thì phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài hoặc cơ quan nước ngoài khác có thẩm quyền thực hiện chức năng lãnh sự tại Việt Nam xác nhận trước. Bộ Ngoại giao Việt Nam và các cơ quan liên quan có thể hợp pháp hóa những điều này sau đó.
 

Trong trường hợp này, nói chung, quá trình hợp pháp hóa bao gồm các bước sau:
 

Như đã đề cập ở trên, yếu tố chung trong thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự là toàn bộ quy trình này thường được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền của cả Nước xuất xứ của hồ sơ và Nước đến (Việt Nam). Theo đó, thủ tục chi tiết (trình tự, cơ quan có thẩm quyền cụ thể) sẽ khác nhau giữa các quốc gia và từng văn bản. Tuy nhiên bước cuối cùng luôn phải được thực hiện ở cấp có thẩm quyền của Việt Nam. Do đó, người nộp đơn nên liên hệ với cơ quan có thẩm quyền phù hợp của Việt Nam để biết các yêu cầu cụ thể hoặc liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết.

Thủ tục Hợp pháp hóa Lãnh sự thường liên quan đến một số tổ chức chính thức ở nhiều quốc gia. Do đó đây là một quy trình rất phức tạp; thường cần hỗ trợ hoặc tư vấn tùy thuộc vào đặc điểm của tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa và các quốc gia có liên quan.