Thủ tục công nhận một tài liệu nước ngoài gửi về là chứng cứ trong vụ án dân sự

Bài viết này sẽ cung cấp cho quý khách hàng về thủ tục để một tài liệu nước ngoài gửi về được “chấp nhận” là chứng cứ trong vụ án dân sự và cùng tìm hiểu xem các cơ quan nào có chức năng giải quyết các thủ tục công nhận.

Quy định chung về chứng cứ trong vụ án dân sự

Căn cứ theo Điều 93 Bộ Luật Tố tụng dân sự 2015 thì chứng cứ trong vụ việc dân sự phải thoả mãn các điều kiện sau:

• Là những gì có thật;

• Chủ thể giao nộp là đương sự và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác;

• Các chủ thể đó giao nộp, xuất trình cho Tòa án trong quá trình tố tụng;

• Hoặc do Tòa án thu thập được chứng cứ theo trình tự, thủ tục do Bộ luật này quy định và được Tòa án sử dụng làm căn cứ để xác định các tình tiết khách quan của vụ án cũng như xác định yêu cầu hay sự phản đối của đương sự là có căn cứ và hợp pháp.

Quy định về việc các tài liệu nước ngoài được xem là chứng cứ

Để các tài liệu nước ngoài gửi về được xem là chứng cứ, cần thỏa mãn các quy định chung về chứng cứ được quy định tại Điều 93 Bộ Luật Tố tụng dân sự 2015 và quy định riêng về việc công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi cho Tòa án Việt Nam tại Điều 478 Bộ Luật này.

Đối với tài liệu, giấy tờ và bản dịch tiếng Việt được gửi bởi chủ thể là cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp, lập, xác nhận thì giấy tờ đó sẽ được công nhận trong hai trường hợp sau:

• Có công chứng, chứng thực đã được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Đối với tài liệu, giấy tờ được gửi bởi cá nhân cư trú ở nước ngoài lập sẽ được Toà án công nhận khi thỏa mãn một trong các trường hợp sau:

• Giấy tờ, tài liệu lập bằng tiếng nước ngoài đã được dịch ra tiếng Việt có công chứng, chứng thực hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam;

• Giấy tờ, tài liệu được lập ở nước ngoài được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật nước ngoài và đã được hợp pháp hóa lãnh sự;

• Giấy tờ, tài liệu do công dân Việt Nam ở nước ngoài lập bằng tiếng Việt có chữ ký của người lập giấy tờ, tài liệu đó và đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thủ tục công nhận tài liệu nước ngoài là chứng cứ

Thủ tục công nhận tài liệu nước ngoài là chứng cứ cần căn cứ theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Tùy vào từng trường hợp sẽ căn cứ theo quy từng Điều luật cụ thể ví dụ như Điều 434 và 453 Bộ Luật Tố tụng dân sự năm 2015 không yêu cầu bản án, quyết định của Tòa án nước ngoài, phán quyết của trọng tài nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi gửi kèm theo đơn yêu cầu công nhận cho Tòa án Việt Nam; thay vào đó, đương sự chỉ cần gửi bản án, quyết định, phán quyết cùng văn bản dịch ra tiếng Việt có công chứng, chứng thực hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam là được Tòa án Việt Nam công nhận.

Đối với tài liệu phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự là những tài liệu nước ngoài không được miễn hợp pháp hóa lãnh sự như trên. Và đây là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu. Cơ quan có thẩm quyền thực hiện yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam là Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Cơ quan, tổ chức có chức năng dịch thuật

Căn cứ theo Điều 61 Luật Công chứng 2014 thì việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện.

Công chứng viên tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản cần dịch, kiểm tra và giao cho người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức mình thực hiện. Người phiên dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
Từng trang của bản dịch phải được đóng dấu chữ “Bản dịch” vào chỗ trống phía trên bên phải; bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Căn cứ Điều 83 Luật tố tụng hành chính 2015 quy định việc giao nộp chứng cứ như sau:

- Việc đương sự giao nộp tài liệu, chứng cứ cho Tòa án phải được lập thành biên bản. Trong biên bản phải ghi rõ tên gọi, hình thức, nội dung, đặc điểm của tài liệu, chứng cứ; số bản, số trang của tài liệu, chứng cứ và thời gian nhận; chữ ký hoặc điểm chỉ của người giao nộp, chữ ký của người nhận và dấu của Tòa án. Biên bản phải lập thành hai bản, một bản lưu vào hồ sơ vụ án hành chính và một bản giao cho đương sự nộp tài liệu, chứng cứ giữ.

- Đương sự giao nộp cho Tòa án tài liệu, chứng cứ bằng tiếng dân tộc thiểu số, tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch sang tiếng Việt được công chứng, chứng thực hợp pháp.

Như vậy, đối với chứng cứ bằng tiếng nước ngoài thì cần công chứng, chứng thực bản dịch khi dịch sang tiếng việt theo quy định trên. Qua các quy định trên, đương sự trong vụ án dân sự cần thực hiện các nghĩa vụ cần thiết theo quy định của pháp luật để các tài liệu nước ngoài đó được xem là chứng cứ.